POSTUPAK IZLUČIVANJA BEZVREDNOG REGISTRATURSKOG MATERIJALA

POSTUPAK IZLUČIVANJA BEZVREDNOG REGISTRATURSKOG MATERIJALA

Zakonom o kulturnim dobrima propisane su obaveze organa, ustanova, preduzeća i drugih pravnih lica u toku čijeg rada nastaje registraturski materijal i arhivska građa.

Član 37.

Državni organi i organizacije, organi jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanove, preduzeća i druga pravna lica u toku čijeg rada nastaje registraturski materijal, dužni su da:
1. označavaju i datiraju registraturski materijal i vode osnovnu evidenciju o njemu
2. čuvaju registraturski materijal u sređenom i bezbednom stanju
3. klasifikuju i arhiviraju registraturski materijal i odabiraju arhivsku građu i
4. izlučuju bezvredni registraturski materijal u roku od godine dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja.

Izlučeni bezvredni registraturski materijal može se uništiti samo na osnovu pismenog odobrenja nadležnog arhiva.

Član 38.

Državni organi i organizacije, organi jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanove, preduzeća i druga pravna lica utvrđuju:
1. način evidentiranja registraturskog materijala, njegovog čuvanja, klasifikacije i arhiviranja, ako za pojedine organe i organizacije zakonom nije drukčije određeno
2. liste kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja i
3. način zaštite i korišćenja podataka i dokumenata nastalih u procesu automatske obrade podataka.

Liste kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja utvrđuju se u saglasnosti s nadležnim arhivom.

IZLUČIVANJE bezvrednog registraturskog materijala kome su rokovi čuvanja istekli, vrši se svake godine. Samo iz prethodno popisane i sređene arhivske građe i registraturskog materijala može da se vrši odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala.

Izlučivanje se vrši na osnovu Arhivske knjige i Liste kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja.

U postupku izlučivanja treba poštovati odredbe Opšteg akta o kancelarijskom poslovanju (najčešće to je Pravilnik o kancelarijskom poslovanju) i Uputstva o arhiviranju po ISO standardu, ukoliko ga vaša registratura ima.

Izlučivanje se vrši komisijski. Komisiju obrazuje organ upravljanja i čini je najmanje tri člana. Komisija o izlučivanju sačinjava Zapisnik u čijem prilogu je Popis izdvojenog bezvrednog registraturskog materijala kome su rokovi čuvanja istekli. Zapisnik potpisuju svi članovi Komisije.

Zapisnik o izlučivanju sadrži:
1. odeljak u kojem se poziva na pravne akte koji regulišu izlučivanje:
čl. 37. i 76. Zakona o kulturnim dobrima („Sl. glasnik RS”, br. 71/94)
čl. Opšteg akta o kancelarijskom poslovanju
čl. Uputstva o arhiviranju po ISO standardu
Listu kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja br. ___, datum ___ (broj i datum Saglasnosti Arhiva)
2. imena članova Komisije
3. količinu materijala koji se izlučuje izraženu u dužnim metrima (m) i period nastanka tog materijala
4. podatak gde se materijal nalazi (organizaciona jedinica, odeljenje, mesto, adresa i sl.)
5. podatak u čijem radu je materijal nastao (radom registrature, njenih pravnih prethodnika ili materijal koji se na neki drugi način zatekao u registraturi)
6. količinu i period nastanka materijala koji nakon izlučivanja ostaje na daljem čuvanju u registraturi.

Popis bezvrednog registraturskog materijala kome su rokovi čuvanja istekli i koji se predlaže za izlučivanje, radi se u tabeli koja sadrži sledeće kolone:

  1. redni broj
  2. redni broj iz Arhivske knjige
  3. godinu, odnosno razdoblje nastanka materijala koji se izlučuje
  4. naziv kategorije, vrste materijala
  5. količinu izraženu u registraturskim jedinicama (broj registratora, fascikli, knjiga i sl.)
  6. rok čuvanja.

Ovako sastavljen Zapisnik dostavlja se Arhivu. Po prijemu Zapisnika, stručna služba Arhiva obići će registraturu, izvršiti uvid u registraturski materijal predložen za izlučivanje i sačiniti Zapisnik o stručnom nadzoru u postupku izlučivanja, koji potpisuje stručna služba Arhiva i članovi Komisije.

Nakon toga, Arhiv donosi Rešenje o izlučivanju na osnovu kojeg registratura može da uništi izlučeni materijal. Rešenje o izlučivanju potpisuje direktor Arhiva.

Registratura TRAJNO čuva:

  • Zapisnik s popisom registraturskog materijala predloženog za izlučivanje
  • Zapisnik Arhiva o stručnom nadzoru u postupku izlučivanja
  • Rešenje Arhiva o izlučivanju.

ČUVANJE I ARHIVIRANJE RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA, AKATA I EVIDENCIJA

Obaveze organa, ustanova, preduzeća i drugih pravnih lica u toku čijeg rada nastaje registraturski materijal i arhivska građa, uređene su Zakonom o kulturnim dobrima. Pored ovog zakona, kao osnovnog zakona koji uređuje obaveze organa, ustanova, preduzeća i drugih pravnih lica u odnosu na registraturski materijal, obaveze i rok čuvanja arhivske građe bliže su uređeni i posebnim zakonima i podzakonskim aktima, i to:

    1. Zakonom o kulturnim dobrima
    2. Zakonom o računovodstvu i reviziji
    3. Zakonom o porezu na dodatu vrednost
    4. Zakonom o budžetskom sistemu
    5. Zakonom o privrednim društvima
    6. Uredbom o budžetskom računovodstvu.

U tekstu koji sledi, daju se osnovne informacije o:
— obavezi evidentiranja i čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe prema Zakonu o kulturnim dobrima
— rokovima čuvanja računovodstvenih isprava prema Zakonu o računovodstvu i reviziji
— rokovima čuvanja računovodstvenih isprava prema Zakonu o porezu na dodatu vrednost
— rokovima čuvanja akata i dokumenata prema Zakonu o privrednim društvima
— rokovima čuvanja računovodstvenih isprava prema Uredbi o budžetskom računovodstvu.

OBAVEZA EVIDENTIRANJA I ČUVANJA REGISTRATURSKOG MATERIJALA I ARHIVSKE GRAĐE PREMA ZAKONU O KULTURNIM DOBRIMA

Zakon o kulturnim dobrima u članu 37. propisuje obaveze organa, ustanova, preduzeća i drugih pravnih lica u toku čijeg rada nastaje registraturski materijal i arhivska građa, da:

1. označavaju i datiraju registraturski materijal i vode osnovnu evidenciju o njemu
2. čuvaju registraturski materijal u sređenom i bezbednom stanju
3. klasifikuju i arhiviraju registraturski materijal i
4. odabiraju arhivsku građu i izlučuju bezvredni registraturski materijal u roku od godine dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja.

Izlučeni (izdvojeni) bezvredni registraturski materijal može se uništiti samo na osnovu pismenog odobrenja nadležnog arhiva.

Prema članu 38. Zakona, državni organi i organizacije, organi jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanove, preduzeća i druga pravna lica utvrđuju:
1. način evidentiranja registraturskog materijala, njegovog čuvanja, klasifikacije i arhiviranja, ako za pojedine organe i organizacije zakonom nije drukčije određeno
2. liste kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja i
3. način zaštite i korišćenja podataka i dokumenata nastalih u procesu automatske obrade podataka.

Zakon propisuje da se način evidentiranja, čuvanja, klasifikacije i arhiviranja arhivske građe koja nastaje u radu preduzeća i drugih pravnih lica, bliže uređuje Pravilima ili Pravilnikom o kancelarijskom i arhivskom poslovanju.
Lista kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja utvrđuje se uz saglasnost nadležnog arhiva.

Takođe, prema članu 39, sređena i popisana arhivska građa predaje se na čuvanje nadležnom arhivu posle 30 godina, računajući od dana nastanka građe. Posle roka od 30 godina, nadležni arhiv može odlučiti da se arhivska građa predaje svake pete godine, a može se i drugačije sporazumeti s imaocem građe.

Prema članu 41. Zakona, odabrana, sređena i popisana arhivska građa, kao i registraturski materijal, nastali u radu organa, ustanova, preduzeća i drugih pravnih lica koji su ukinuti ili su prestali s radom, smatraju se dospelim za preuzimanje, ako niko nije preuzeo njihova prava i obaveze.

ROKOVI ČUVANJA RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA PREMA ZAKONU O RAČUNOVODSTVU I REVIZIJI

Članom 23. Zakona propisana je obaveza za pravna lica i preduzetnike da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja.
Isti član Zakona određuje rokove čuvanja pojedinih računovodstvenih isprava, i to:
— isplatne liste ili analitičke evidencije zarada ako predstavljaju bitne podatke o zaposlenom — čuvaju se trajno
— finansijski izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji — čuvaju se 20 godina
— dnevnik i glavna knjiga — čuvaju se 10 godina
— pomoćne knjige — čuvaju se 5 godina
— isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige — čuvaju se 5 godina
— isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa — čuvaju se 5 godina
— prodajni i kontrolni blokovi, pomoćni obrasci i slična dokumentacija — čuvaju se 2 godine.

Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava i poslovnih knjiga računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.

Ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo s memorisanim podacima, pravno lice odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera, kako bi podaci bili dostupni kontroli.
Pri otvaranju postupka likvidacije ili stečaja, računovodstvene isprave i poslovne knjige zapisnički se predaju likvidacionom, odnosno stečajnom upravniku.

Preduzeća za reviziju čuvaju 5 godina dokumentaciju na osnovu koje je obavljena revizija.

Za slučaj da pravno lice ili preduzetnik računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje ne čuva na način i u rokovima propisanim Zakonom, propisana je novčana kazna:
— od 100.000 do 3.000.000 dinara za privredni prestup za pravno lice
— od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu,
a za preduzetnika novčana kazna za prekršaj od 5.000 do 500.000 dinara.

ROKOVI ČUVANJA RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA PREMA ZAKONU O POREZU NA DODATU VREDNOST

Zakon o porezu na dodatu vrednost u članu 46. propisuje:
obveznik je dužan da, radi pravilnog obračunavanja i plaćanja PDV-a, vodi evidenciju koja obezbeđuje vršenje kontrole, te u članu 47. propisuje:
obveznik je dužan da čuva evidenciju iz člana 46. ovog zakona najmanje 10 godina po isteku kalendarske godine na koju se evidencija odnosi.

Saglasno Pravilniku o obliku, sadržini i načinu vođenja evidencije o PDV-u, znači da se 10 godina čuva Pregled obračuna PDV-a sa celokupnom evidencijom i poreska prijava PPPDV.

Članom 60. Zakona propisano je da će se za prekršaj, ako ne čuva evidenciju u propisanom roku (član 47), kazniti:
— obveznik — pravno lice — novčanom kaznom od 100.000 do 1.000.000 dinara
— odgovorno lice u pravnom licu — novčanom kaznom od 10.000 do 50.000 dinara
— preduzetnik — novčanom kaznom od 12.500 do 500.000 dinara
— fizičko lice (obveznik) — novčanom kaznom od 5.000 do 50.000 dinara.

ROKOVI ČUVANJA AKATA I DOKUMENATA PREMA ZAKONU O PRIVREDNIM DRUŠTVIMA

Zakon o privrednim društvima odredbama člana 174. za društva s ograničenom odgovornošću i člana 342. za akcionarska društva, propisuje obavezu držanja i čuvanja akata i dokumenata društva u sedištu društva ili na drugom mestu poznatom i dostupnom članovima, odnosno akcionarima društva.

Prema ovim zakonskim odredbama, društvo je dužno da drži i čuva sledeća akta:

    1. osnivački akt, uključujući i sve njegove izmene
    2. ugovor članova društva (ili statut a. d.) i sve njegove izmene
    3. rešenje o registraciji
    4. interna dokumenta odobrena od skupštine i drugih organa društva
    5. knjigu odluka
    6. akt o obrazovanju svakog ogranka društva
    7. dokumenta koja dokazuju svojinu i sva druga prava društva na imovinu
    8. zapisnike i odluke skupštine, upravnog odbora i nadzornog odbora društva
    9. zapisnike odbora revizora, njihove pisane naloge i zaključke
    10. finansijske izveštaje, izveštaje o poslovanju i izveštaj revizora
    11. prospekt za izdavanje akcija i drugih hartija od vrednosti
    12. knjigovodstvenu dokumentaciju i račune i dokumenta o finansijskim izveštajima i izveštajima o poslovanju podneta nadležnim organima
    13. listu povezanih društava s podacima o udelima, odnosno akcijama i drugim pravima u njima
    14. knjigu udela, odnosno knjigu akcija
    15. listu sa punim imenima i adresama svih članova upravnog odbora, članova nadzornog odbora i svih lica koja su ovlašćena da zastupaju društvo i revizora društva, kao i podatke da li lica koja su ovlašćena da zastupaju društvo to čine kolektivno ili pojedinačno
    16. puno ime i adresu internog revizora i članova odbora revizora
    17. listu svih prenosa udela, odnosno akcija, uključujući i zalogu i bilo koji drugi prenos licu koje time ne postaje član društva, odnosno akcionar
    18. spisak svih ugovora koje su s društvom zaključili direktor, članovi upravnog odbora i s njima povezana lica u smislu ovog Zakona.

Takođe, po odredbama člana 174. i člana 342. ovog zakona, osnivački akt, ugovor članova društva i statut, društvo čuva trajno, a ostala dokumenta najmanje 5 godina, a po isteku tog roka ta dokumenta čuvaju se u skladu s propisima o arhivskoj građi.

U pogledu dužine rokova čuvanja pojedinih akata, a imajući u vidu upućujuću normu (da se po isteku roka od 5 godina dokumenta čuvaju u skladu s propisima o arhivskoj građi) — pri utvrđivanju Liste kategorija s rokovima čuvanja, treba maksimizirati ove rokove i posebno voditi računa o rokovima čuvanja koji su propisani drugim posebnim zakonima, uglavnom kao duži rokovi (npr. Zakon o računovodstvu i reviziji). Posebno je važno da se za rešenja o registraciji, isprave i dokumenta vezana za imovinu, knjigu odluka, knjigu udela i knjigu akcija — utvrdi rok čuvanja trajno.

Kaznenim odredbama ovog zakona u članu 450, propisano je da će se za slučaj da društvo ne drži i ne čuva akta i dokumenta na način propisan u članu 174. i članu 342. ovog zakona, za privredni prestup kazniti:
— privredno društvo — novčanom kaznom od 10.000 do 3.000.000 dinara
— odgovorno lice u privrednom društvu — novčanom kaznom od 2.000 do 200.000 dinara.

ROKOVI ČUVANJA RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA PREMA UREDBI O BUDŽETSKOM RAČUNOVODSTVU

Član 17. Uredbe propisuje da se računovodstvene isprave i poslovne knjige čuvaju u poslovnim prostorijama korisnika budžetskih sredstava i organizacija obaveznog socijalnog osiguranja, sa sledećim vremenom čuvanja:

      • evidencija o zaradama — trajno
      • finansijski izveštaji — 50 godina
      • dnevnik, glavne knjige, pomoćne knjige i evidencije — 10 godina
      • izvorna i prateća dokumentacija — 5 godina.

Rokovi čuvanja se računaju počev od poslednjeg dana budžetske godine na koju se računovodstvena isprava odnosi.

Članom 20. Uredbe propisano je da će se za prekršaj, ako ne zaključi poslovne knjige u propisanim rokovima ili ako finansijske izveštaje, poslovne knjige i računovodstvene isprave ne čuva na način i u propisanim rokovima, kazniti:
— odgovorno lice u finansijskoj službi korisnika budžetskih sredstava — novčanom kaznom od 500 do 50.000 dinara
— organizacija obaveznog socijalnog osiguranja — novčanom kaznom od 10.000 do 1.000.000 dinara.