Обавезе ствараоца/имаоца архивске грађе и документарног материјала

Према члану 9. Закона о архивској грађи и архивској делатности (у даљем тексту: Закон), који је донет 2020. године, објављен у „Службеном гласнику РС” бр. 6/2020, а ступио је на снагу 2021. године, стваралац/ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да:

• чува у сређеном и безбедном стању архивску грађу и документарни материјал у облику у ком су настали;
• обезбеди одговарајући простор и опрему за чување архивске грађе и документарног материјала;
• одреди одговорно стручно лице за заштиту архивске грађе и документарног материјала;
• евидентира, означава, класификује, датира и архивира архивску грађу и документарни материјал;
• води архивску књигу на прописаном обрасцу;
• достави надлежном архиву препис архивске књиге за текућу годину најкасније до 30. априла наредне године;
• одабира и издваја ради уништења архивску грађу и документарни материјал којем је истекао рок чувања, годину дана од дана утврђеног рока;
• прибави мишљење надлежног архива пре предузимања мера које се односе на архивску грађу и документарни материјал;
• омогући овлашћеном лицу надлежног јавног архива надзор над евидентирањем, означавањем, класификовањем, датирањем, архивирањем и чувањем архивске грађе и документарног материјала;
• поступа у складу с мерама које надлежни архив наложи;
• обавести надлежни архив о свим променама које су од значаја за архивску грађу и документарни материјал у року од најкасније 30 дана од дана њиховог настанка.

Такође, према члану 14. Закона, стваралац/ималац дужан је да донесе:

1. Општи акт о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала;
2. Листу категорија архивске грађе и документарног материјала с роковима чувања;
3. Општи акт о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената.

            Наведена три документа представљају основну документацију коју треба предати надлежном архиву, уз копију регистрације из АПР-а или оснивачког акта и одлуке о одговорном стручном лицу за заштиту архивске грађе и документарног материјала. Њих стваралац/ималац сам доноси, при чему, у Општем акту о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала описује своје канцеларијско пословање, у Листи категорија архивске грађе и документарног материјала с роковима чувања наводи све врсте документарног материјала које су настале током његовог постојања и рокове чувања истих према важећим законима, орган управљања ствараоца/имаоца (директор, Управни одбор, Надзорни одбор) доноси Листу и подноси је надлежном архиву на сагласност, а у Општем акту о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената описује своје електронско пословање.

КО НЕ ПОДЛЕЖЕ ОДРЕДБАМА ЗАКОНА:

Уколико сте у статусу:

1. Предузетника;
2. Удружења чији су оснивачи искључиво физичка лица – Закон о удружењима („Сл. гласник РС”, бр. 51/2009, 99/2011 – др. закони и 44/2018 – др. закон);
3. Представништва страног привредног друштва или огранка – Закон о привредним друштвима („Сл. гласник РС”, бр. 36/2011, 99/2011, 83/2014 – др. закон, 5/2015, 44/2018, 95/2018, 91/2019 и 109/2021)

немате обавезу да достављате aрхиву документацију.

ПОСТУПАК ИЗЛУЧИВАЊА БЕЗВРЕДНОГ ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА

            Излучивање безвредног документарног материјала коме су рокови чувања истекли, врши се сваке године. Само из претходно пописане и сређене архивске грађе и документарног материјала може да се врши одабирање архивске грађе и излучивање безвредног документарног материјала.

            Излучивање се врши на основу Архивске књиге и Листе категорија архивске грађе и документарног материјала с роковима чувања.

            Излучивање се врши комисијски. Комисију образује орган управљања, а треба да има најмање три члана. Комисија о излучивању сачињава Записник у чијем прилогу је Попис издвојеног безвредног документарног материјала коме су рокови чувања истекли. Записник потписују сви чланови Комисије.

            Записник о излучивању садржи:
1. одељак у којем се позива на правне акте који регулишу излучивање:
члан 16. став 2. Закона о архивској грађи и архивској делатности („Службени гласник РС” бр. 6/2020); Листу категорија архивске грађе и документарног материјала с роковима чувања бр. ___, датум ___ (број и датум Сагласности Архива);
2. имена чланова Комисије;
3. количину материјала који се излучује изражену у дужним метрима (м) и период настанка тог материјала;
4. податак где се материјал налази (организациона јединица, одељење, место, адреса и сл.);
5. податак у чијем раду је материјал настао (радом регистратуре, њених правних претходника или материјал који се на неки други начин затекао у регистратури);
6. количину и период настанка материјала који након излучивања остаје на даљем чувању у регистратури.

            Попис безвредног документарног материјала коме су рокови чувања истекли и који се предлаже за излучивање, ради се у табели која садржи следеће колоне:

1. редни број;
2. редни број из Архивске књиге;
3. годину, односно раздобље настанка материјала који се излучује;
4. класификациону ознаку документарног материјала уколико је стваралац користи у свом пословању;
5. назив категорије, врсте материјала;
6. количину изражену у регистратурским јединицама (број регистратора, фасцикли, књига, метара и сл.);
7. редни број из Листе категорија;
8. рок чувања.

Овако састављен Записник доставља се Архиву. Након тога, Архив доноси Решење о излучивању на основу којег регистратура може да уништи излучени материјал.